Publicação e envio de releases por email

Anderson Costa 

Na era da internet, os releases lançados pela assessoria de comunicação de uma organização podem ser expostos na sala de imprensa virtual e enviados aos jornalistas interessados por correio eletrônico.

Os destinatários contemplados com os informes segmentados são catalogados em uma lista de e-mails, que serve de banco de dados para o envio dos releases pela Internet.

É recomendada uma atenta observação da lista visando evitar o envio indesejado do mesmo release por mais de uma vez ao mesmo jornalista. É, por tanto, de bom alvitre, realizar verificações constantes para se identificar eventuais nomes e e-mails duplamente cadastrados.

Não se pode descartar a possibilidade de obter, por meio de convite, cadastros de jornalistas dispostos a receberem informações relativas à organização. Por esse motivo, na página destinada ao relacionamento com a imprensa, deve haver a opção para a subscrição de repórteres que tenham interesse de receber releases da organização em seu e-mail.

O cadastro não pode se estender muito. Porém, é um ótimo meio de se conhecer o destinatário, aumentando as chances do envio de um conteúdo mais personalizado.

Embora o cadastro, com a respectiva permissão para receber notas relativas à organização, seja bem vindo, não é necessariamente obrigatório que o envio de releases da instituição seja restrito aos repórteres que tomaram a iniciativa de cadastrarem-se. Ao contrário dos demais públicos na Internet, onde o envio de e-mails sem a permissão de recebimento por parte do destinatário configura o spam, a emissão de releases pelo correio eletrônico para jornalistas é natural, mesmo sem um contato anterior. Entretanto, segundo Alessandro Lima em E life: idéias vencedoras para marketing e promoção na web, “(...) você não pode abusar, enviando informações que não são da área de especialização do jornalista”.

Detalhe importante: o envio de mensagens onde o e-mail do repórter é apenas um entre outros diversos apontados como destinatários, não é do feitio do jornalista. A revelação dos demais agraciados com o release da organização prejudica a percepção personalizada da relação entre a organização e o profissional de imprensa. Uma forma de se superar tal problema é a utilização do recurso “cópia oculta”, oferecida pelos serviços de e-mail, de modo que os endereços dos destinatários não sejam revelados.

Manual prático de assessoria de imprensa | Léa Maria Araão Reis & Cláudia Carvalho. Editora Campus.

Assessoria de imprensa e relacionamento com a mídia: teoria e prática | Jorge Duarte (Organizador). Editora Atlas.