Intranet no contexto da comunicação organizacional

Hipólito Gouveia

Essencialmente dirigida ao público interno de uma instituição, a intranet possibilita uma interação efetiva entre a gerência e os colaboradores de uma organização.

Trata-se de computadores e outros equipamentos de informática que, restritamente, compõem um a rede protegida por senha, na qual se podem compartilhar tarefas e documentos.

Seu potencial, todavia, não será utilizado de maneira eficiente se, em meio aos seus propósitos, não se corroborar a integração e a interatividade entre os diversos setores da instituição, permitindo uma constante e benéfica troca de informações (PINHO, 2003, p.25-26).

São inúmeros os exemplos de documentos que podem ser repassados aos colaboradores por meio de uma intranet segura. Relatórios, agenda de eventos, clipagens com informes relativos ao campo de atuação da empresa, além de dados solicitados, dentre outros.

É possível disponibilizar documentos digitalizados, compondo um banco de dados que agilizaria a consulta a informações que poderiam estar espalhadas, reduzindo consideravelmente o tempo despendido em varredura nos arquivos (FORTES, 2003, p.282).

Fortes sugere ainda uma função mais sofisticada quando aponta a intranet como meio para consumação de pesquisas internas com vista à identificação do clima organizacional (2003, p.282).

É mister estar alerta para o fato de que não basta criar o ambiente da intrenet para que esta seja acessada costumeiramente pelos colaboradores. O setor de comunicação deve fazer marketing da própria página da intranet, incentivando os membros da organização a fazerem uso deste recurso. O profissional responsável deve também induzir as gerências dos diversos departamentos da empresa a atualizarem o segmento da intranet que diz respeito ao departamento de seu comando, com o intuito de manter os dados da intranet sempre atualizados.

Os efeitos de uma intranet bem sucedida logo se fazem sentir. A redução de documentos impressos, sobretudo formulários, reduzirá os custos com impressões e materiais de escritórios (FORTES, 2003, p.282).

Relações públicas: processo, funções, tecnologia e estratégias | Waldyr Gutierrez FORTES. 2. ed. São Paulo: Summus, 2003.

Relações públicas na Internet: técnicas e estratégias para informar e influenciar públicos de interesse | J. B. PINHO. São Paulo: Summus, 2003 (Col. Novas buscas em comunicação; v. 68).