Envio de newsletters e malas-diretas pela internet

Convite no site do Greenpeace para assinar newsletter

Hipólito Gouveia

Depois de confeccionada a mala-direta ou a newsletter é chegado o momento de enviá-la aos públicos-alvos da organização. Todavia, recomenda-se que o envio de tais mensagens não seja aleatório, sobretudo quando o público destinatário é externo, pois, desse modo, corre-se o risco de destinar e-mails a internautas que não desejam lê-los, o que configura o spam.

Os spams são muito mal vistos na rede mundial de computadores (FORTES, 2003, p.251), protagonizando, inclusive, motes de campanhas contra o seu uso. Além disso, estatisticamente, sua eficiência medida pelo percentual médio de retorno é inferior à obtida por e-mails com permissão (LIMA, 2003, p.57). A utilização de spams, principalmente para transmitir mensagens de caráter institucional é efusivamente não recomendada.

O ideal é que as newsletters e as malas-diretas sejam enviadas aos destinatários que expressaram anteriormente o desejo de recebê-las. E, mesmo para os internautas que se subscreveram na newsletter, é necessária a existência de uma opção clara – que deve acompanhar as mensagens – para a solicitação do cancelamento de seu recebimento (PINHO, 2003, p. 46). Solicitações desta natureza devem ser prontamente atendidas pela instituição.

Uma forma de obterem-se nomes e e-mails para o recebimento de newsletters e malas-diretas sob permissão, ou seja, devidamente autorizados, é por meio de convites no website institucional da organização. Desse modo, espera-se que o internauta preencha um pequeno cadastro para, a partir de então, passar a receber o informativo em seu e-mail (LIMA, 2003, p.50). O cadastro não deve ser longo, preferencialmente restringindo-se a informações básicas, necessárias para o envio da newsletter.

A imprensa é um dos públicos que devem ser convidados a subscrever a newsletter da instituição. O convite à subscrição desse público específico deve ser feito na página reservada à imprensa, dentro do website institucional, geralmente intitulado de “sala de imprensa”. A assinatura de uma newsletter por parte de um jornalista configura-se em um ótimo início de relacionamento, que pode ser estreitado e tornar-se permanente (PINHO, 2003, p.122).

A mesma estratégia é válida para a captação de e-mails e devidas permissões de membros da comunidade que cerca a organização e agentes de órgãos governamentais e reguladores. Nesses casos, os convites para a subscrição das newsletters específicas para cada segmento serão posicionados, respectivamente, na página do website institucional destinada a promover o relacionamento com a comunidade e na page destinada a pavimentar o relacionamento com os membros dos departamentos governamentais de interesse.

O convite à subscrição, para recebimento de e-mails com informes destinados ao público, composto por clientes e prospects, pode situar-se na home page da página institucional da organização.

Lançar mão de recursos off-line, para gerar mais assinantes para a newsletter da organização incrementará, substancialmente, o número de cadastrados. Após reuniões com clientes, por exemplo, os presentes podem ser convidados a assinarem uma lista, dispondo ao lado o seu endereço de e-mail e informações adicionais que convirem ao setor de comunicação da instituição, visando o recebimento da newsletter institucional.

Lima, citando experiência própria em ensejos semelhantes, afirma que, ao convidado a assinar a lista de subscrição, “avisava com antecedência que ele poderia retirar o seu cadastro no momento em que desejasse” (2003, p.51).

Se a empresa possui uma certa urgência em adquirir e-mails com permissão para envio de malas-diretas, pode dispor de firmas que comercializam catálogos com endereços de internautas dispostos a receberem informes em seus correios eletrônicos. Todavia, a eficiência da comunicação estabelecida a partir de um mailing próprio é mais eficiente (LIMA, 2003, p.54).

Convite no site do British Council

A emissão de mensagens para os internautas cadastrados na lista de e-mails da organização deve ser efetuada com parcimônia (PINHO, 2003, p.68). O envio excessivo de informes, sem relativa pertinência, incomoda substancialmente os donos das caixas postais. A conseqüência da saturação de mensagens pode ser o cancelamento da intenção em receber newsletters e malas-diretas da instituição.

Lima nos faz saber que o intervalo entre o envio de uma newsletter e outra, na preferência do destinatário, é mensal (LIMA,2003, p.122).

Relações públicas: processos, funções, tecnologia e estratégias | Waldyr Gutierrez FORTES. Editora Summus. 

E.life: ideias vencedoras para marketing e promoção na Web | Alessandro Barbosa LIMA. Editora Alta Books.

 

Relações públicas na Internet: técnicas e estratégias para informar e influenciar públicos de interesse | J. B. PINHO. Editora Summus.