Publicação de relatórios e documentos no website da organização

Hipólito Gouveia

Relatórios anuais podem ser publicados no site institucional da organização, visando atender, inclusive, aos seus acionistas. Como na web a leitura não costuma ser linear, para facilitar o acesso do internauta, o relatório anual deve ser destrinchado, e seus capítulos ou tópicos devem ser listados em um menu com links, que conduzirão o leitor ao ponto exato onde reside a informação desejada.

Se no relatório impresso as ilustrações contribuem com a valorização do documento, na Internet tais adicionais podem ser excluídos, pois os leitores virtuais são mais objetivos – sobretudo quando pesquisam dados financeiros – preferindo a informação em detrimento de ilustrações (PINHO, 2003, p.144).

O relatório publicado na web deve ser, sempre que possível, atualizado. O uso da web para a publicação de documentos desse gênero, além de facilitar enormemente o acesso, é pertinente por contribuir significativamente na economia de materiais de escritório.

A exemplo do relatório anual, o site pode publicar, também, outros documentos de interesse institucional, tais como relatórios de ações sócio-ambientais da organização, versando sobre os investimentos da instituição em favor do desenvolvimento da comunidade.

A gama de possibilidades no tocante à publicação de documentos não sigilosos na página na Internet continua. Para as empresas que dependem de regulamentação intensiva das esferas governamentais, a página da Internet é um local apropriado para a divulgação dos documentos que comprovem a legalidade da operação da instituição, ofertando maior credibilidade junto ao seu público externo.

Essa mesma divulgação de documentos com pareceres positivos dos órgãos reguladores são instrumentos de valia na labuta pelo arrefecimento da exaltação de grupos ativistas – sobretudo ambientalistas –, reduzindo, consequentemente, possíveis protestos desgastantes contra a instituição.

Uma página do site pode ser reservada para realizar uma comunicação dirigida e contínua com os órgãos governamentais responsáveis pelas regulamentações previstas por lei (PINHO, 2003, p.168). Nessa página, as imagens da realização dos procedimentos técnicos obrigatórios para a confecção dos produtos podem ser expostas. Notícias sobre melhorias no controle da produção e demais esforços, no sentido de viabilizar a realização das normas técnicas exigidas pelos órgãos governamentais, devem ser divulgados.

Tais ações são capazes de repercutir positivamente entre os clientes finais da organização, rendendo bons níveis de confiança (PINHO, 2003, p168). 

Relações públicas na Internet: técnicas e estratégias para informar e influenciar públicos de interesse | J. B. PINHO. Editora Summus.