Redação oficial: o padrão OFÍCIO

Tradicionalmente havia três tipos de documentos administrativos. O ofício, o aviso e o memorando.

Aviso: era expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia;

Ofício: era expedido para e pelas demais autoridades; e

Memorando: era expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

Com a publicação da 3ª edição do Manual de redação da Presidência da República, em 2018, foi abolida a distinção entre os três documentos e passou-se a utilizar o padrão ofício, com o objetivo de uniformizar a documentação e adotar nomenclatura e diagramação únicas.

A estrutura do padrão ofício é composta pelas seguintes partes:

Cabeçalho;

Identificação do expediente;

Local e data do documento;

Endereçamento;

Assunto;

Texto do documento;

Fechos para comunicações;

Identificação do signatário.

***

Atenção especial para o cabeçalho e para a identificação do expediente, conforme orientações que seguem abaixo.

Cabeçalho

No cabeçalho constam os seguintes elementos:

Brasão de Armas da República. Não há necessidade de ser aplicado em cores. O uso de marca da instituição deve ser evitado na correspondência oficial para não se sobrepor ao Brasão de Armas da República.

Nome do órgão principal;

Nomes dos órgãos secundários, quando necessários, da maior para a menor hierarquia.

O espaçamento utilizado no cabeçalho é de entrelinhas simples (1,0).

Identificação do expediente

Na Identificação do expediente constam os seguintes elementos:

Nome do documento, por extenso, com todas as letras maiúsculas: OFÍCIO.

Uma possível variação da identificação do documento oficial Ofício é o Ofício Circular. Enquanto o ofício é destinado para apenas um receptor, o ofício circular ocorre quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor.

Abreviatura da palavra “número”, padronizada como Nº;

Informações do documento, a saber: número, ano (com quatro dígitos) e siglas do setor que expede o documento, da menor para a maior hierarquia, separados por barra (/).

O alinhamento da identificação do expediente deve se dar à margem esquerda da página.